Inventorizacija be chaoso: 5 klaidos, kurių verta išvengti prieš metų pabaigos inventorizaciją

Metų pabaiga daugeliui įmonių reiškia ne tik finansinių rezultatų apžvalgą, bet ir neišvengiamą inventorizaciją. Vieniems tai įprasta procedūra, kitiems – kelios dienos papildomo darbo, pasimetusios prekės ir nesutampantys skaičiai. Ar galima šį procesą paversti paprastesniu?

Įsivaizduokite situaciją: apskaitos sistema rodo, kad sandėlyje turite 120 tos pačios prekės vienetų. Suskaičiavę randate 113. Dar trys atsiranda kitoje lentynoje, o likusių keturių niekas neprisimena. Prasideda pakartotinis tikrinimas, skambučiai kolegoms ir bandymai išsiaiškinti, kada atsirado neatitikimas.

Pažįstama? Dažnai problema slypi ne pačiame skaičiavime, o kasdieniuose procesuose. Prekės juda, darbuotojai keičiasi, informacija perduodama žodžiu arba suvedama vėliau. Inventorizacija tiesiog tampa momentu, kai visi šie netikslumai išryškėja.

Aptarkime penkias dažnas klaidas ir būdus, kaip jų išvengti pasitelkiant šiuolaikinius automatinio identifikavimo (Auto ID) sprendimus.

1. Skaičiuojate du kartus: pirmiausia ant popieriaus, vėliau kompiuteryje

Darbuotojas suskaičiuoja prekes, pasižymi kiekius lape, o vėliau kažkas šiuos duomenis perkelia į „Excel“ ar apskaitos sistemą.

Atrodo paprasta, tačiau kiekvienas papildomas žingsnis reiškia daugiau laiko ir didesnę klaidų tikimybę. Neteisingai perskaitytas skaičius, praleista eilutė ar netyčia pakartotas įrašas gali reikšti dar vieną patikrinimą.

Kaip to išvengti?

Naudojant duomenų kaupiklius su integruotais brūkšninių kodų skaitytuvais, prekes galima identifikuoti ir jų kiekius registruoti tiesiog inventorizacijos vietoje. Surinkti duomenys perduodami į apskaitos sistemą arba inventorizacijos programą, priklausomai nuo pasirinkto sprendimo ir integracijos.

Taip galima išvengti pakartotinio rankinio duomenų suvedimo, o neatitikimus galima pastebėti anksčiau.

2. Žinote, kiek turite, bet nežinote – kur

Sandėlyje yra prekė. Bent jau taip teigia sistema. Tačiau darbuotojas jos neranda. Ji gali būti perkelta į kitą lentyną, palikta komplektavimo zonoje ar padėta šalia panašių prekių. Tokiais atvejais net ir teisingas bendras likutis negarantuoja sklandaus darbo.

Kaip to išvengti?

Vienas paprasčiausių žingsnių – ženklinti ne tik prekes, bet ir jų saugojimo vietas. Brūkšninių kodų etiketėmis, atspausdintomis etikečių spausdintuvais, pažymėtos lentynos, zonos ar sandėliavimo vietos leidžia darbuotojui nuskaityti tiek prekės, tiek jos lokacijos kodą. Naudojant tinkamą programinę įrangą galima fiksuoti, kur prekė padėta arba iš kur paimta.

Rezultatas – mažiau laiko paieškoms ir aiškesnė prekių judėjimo istorija.

3. Inventorizuojate kartą per metus, nors prekės juda kasdien

Po inventorizacijos viskas atrodo puikiai: likučiai patikrinti, neatitikimai išsiaiškinti, duomenys atnaujinti. Tačiau po kelių savaičių situacija kartojasi.

Kodėl? Nes inventorizacija ištaiso skaičius, bet nebūtinai pašalina priežastis, dėl kurių jie išsiskyrė. Jei priėmimas, perkėlimas, komplektavimas ar išdavimas nėra laiku registruojami, net ir tiksliausia metų pabaigos inventorizacija problemą išspręs tik laikinai.

Kaip to išvengti?

Verta apsvarstyti inventorizaciją tam tikru cikliškumu – reguliarų dalies prekių patikrinimą nelaukiant metų pabaigos. Duomenų kaupikliai ir brūkšninių kodų skaitytuvai leidžia patogiau atlikti tokius patikrinimus, o tinkamai integruota programinė įranga padeda nuosekliai fiksuoti kasdienes operacijas.

Svarbu suprasti: inventorizacijos automatizavimas nėra vien greitesnis skaičiavimas. Tai galimybė turėti patikimesnius duomenis kiekvieną dieną.

4. Įsigyjate skaitytuvą, bet neįvertinate viso proceso

Nusipirkti brūkšninių kodų skaitytuvą paprasta. Tačiau vien įrenginio ne visada pakanka.

Ar pasirinktas skaitytuvas ir jį naudojanti programinė įranga suderinami su apskaitos sistema? Ar darbuotojas gali įvesti kiekį? Ar įrenginys veikia vietose, kuriose nėra stabilaus belaidžio ryšio? Kaip duomenys perduodami į sistemą? Ar vienu metu inventorizaciją gali atlikti keli darbuotojai?

Tokie klausimai dažnai iškyla tik pradėjus naudoti įrangą.

Kaip to išvengti?

Prieš renkantis inventorizacijos įrangą verta įsivertinti visą darbo eigą:

• Ką inventorizuosite – prekes, žaliavas, įrankius ar ilgalaikį turtą?
• Kiek turite skirtingų prekių ar turto vienetų ir lokacijų?
• Kokia apskaitos ar verslo valdymo sistema naudojama?
• Kiek darbuotojų vienu metu atliks inventorizaciją?

Atsakymai padės pasirinkti ne tiesiog skaitytuvą, o konkrečiam darbui tinkantį sprendimą.

Nedideliam sandėliui gali pakakti brūkšninių kodų skaitytuvo ir tinkamos programos, o intensyvesniam darbui gali prireikti pramoninių duomenų kaupiklių, specializuotos programinės įrangos ir integracijų.

5. Prekių likučiams ir ilgalaikiam turtui taikote tą patį metodą

Prekių likučių skaičiavimas ir ilgalaikio turto inventorizacija – du skirtingi uždaviniai. Sandėlyje dažniausiai svarbu žinoti, kiek konkrečios prekės turime ir kur ji saugoma. Tuo tarpu inventorizuojant įmonės ilgalaikį turtą reikia identifikuoti kiekvieną konkretų objektą: kompiuterį, monitorių, įrankį, įrenginį ar baldą. Svarbu žinoti ne tik jo buvimo vietą, bet ir atsakingą asmenį, būklę bei kitą susijusią informaciją.

Kai organizacija turi šimtus ar tūkstančius skirtingų turto vienetų, rankinis jų tikrinimas gali tapti nemažu iššūkiu.

Kaip to išvengti?

Ilgalaikio turto inventorizacijai galima pasitelkti brūkšninių kodų arba RFID technologiją.

Brūkšniniai kodai leidžia identifikuoti atskirus turto vienetus juos nuskaitant, o RFID tam tikromis sąlygomis suteikia galimybę nuskaityti kelis pažymėtus objektus be tiesioginio vizualinio kontakto.

RASO kartu su partneriu EVIDEI siūlo ilgalaikio turto valdymo ir inventorizacijos sprendimą, kuris leidžia sistemingai tvarkyti turto informaciją, priskirti lokacijas, registruoti atsakingus asmenis ir atlikti inventorizaciją naudojant suderinamus mobiliuosius įrenginius.

Tokio sprendimo vertė atsiskleidžia ne tik inventorizacijos metu. Aiškesnė turto apskaita padeda kasdien valdyti jo judėjimą ir turėti patikimesnę informaciją apie organizacijos išteklius.

Ar jūsų įmonė pasiruošusi šių metų inventorizacijai?

Prieš pradedant skaičiuoti verta atsakyti į tris klausimus:

• Ar kiekviena prekė arba turto vienetas turi aiškų identifikavimo būdą?
• Ar prekių ir turto judėjimas fiksuojamas laiku?
• Ar inventorizacijos duomenis galima perduoti į apskaitos sistemą be papildomo rankinio darbo?

Jeigu bent į vieną klausimą atsakėte „ne“, artėjanti inventorizacija gali būti gera proga peržiūrėti esamą procesą.

Ir tam nebūtinai reikia didelio automatizavimo projekto. Kartais pakanka tinkamai pasirinkto duomenų kaupiklio, brūkšninių kodų skaitytuvo ar aiškesnės ženklinimo sistemos. Kitais atvejais daugiau naudos suteiks kompleksinis sprendimas su specializuota programine įranga.

Gera inventorizacija prasideda ne tada, kai suskaičiuojama pirmoji prekė, o gerokai anksčiau – kai kiekvienas jos judėjimas tampa aiškus ir atsekamas.

RASO ekspertai padės įvertinti jūsų poreikius ir pasirinkti tinkamiausią Auto ID įrangą bei programinius sprendimus – nuo paprasto brūkšninių kodų nuskaitymo iki RFID pagrindu veikiančios turto inventorizacijos.

Pasiruoškite inventorizacijai iš anksto – kad metų pabaigoje liktų mažiau netikėtumų!